Переход на электронный документооборот в логистике в 2026 г. Что нужно знать рекламному агентству

1 сентября 2026 года в соответствии с Федеральным законом № 140-ФЗ от 07.06.2025 г. вступает в силу требование оформлять перевозочные и экспедиторские документы о грузоперевозках в электронном виде.

Государство заинтересовано в том, чтобы логистические процессы стали прозрачными и базировались на единых стандартах обмена документами, а участники рынка получают свои бонусы: обработка документации ускорится, количество ошибок резко пойдет на спад, а подача отчетов в налоговые органы станет проще.

Как это связано с вашим бизнесом.
Как подключить ЭДО в логистике.
Как работать с нами по ЭПД.
Вопросы и ответы.
Нормативные документы.

Какие логистические компании переходят на новую систему

Закон обязателен для всех транспортных и экспедиционных компаний: авто-, авиа- и ЖД-перевозчиков и экспедиторов груза.

Если вы сотрудничаете не с этими компаниями, а с курьерской или почтовой службой, уточните формулировки в вашем договоре. Для транспортных или экспедиционных услуг потребуется оформление электронных перевозочных документов (ЭПД) на все операции. Если же у вас заключен договор оказания курьерских услуг или услуг почтовой связи, эти документы не нужны.

Как ЭПД связаны с вашим бизнесом

Закон относится не только к перевозчикам и экспедиторам грузов, ведь с физической доставкой товаров работает почти каждая компания.

Вы получаете образцы или партии товара от поставщиков, оформляете возвраты, отправляете заказы клиентам в вашем городе или в других регионах страны. Участие в цепочке перевозок требует корректного оформления операций, то есть применения ЭДО в логистике.

Вам точно потребуется выбрать оператора государственной информационной системы ЭПД и выстроить работу с электронными накладными (ЭТрН), если ваша компания:

сотрудничает в доставке с логистическими операторами по договору перевозки или договору на оказание транспортно-экспедиционных услуг;
получает грузы от поставщиков, привлекающих для доставки сторонних логистических операторов.

Как не запутаться в ЭПД и ЭДО

ЭПД (электронные перевозочные документы) — это узкое специализированное направление общего ЭДО (электронного документооборота).

При этом ЭДО нужен для обмена бухгалтерскими и юридически значимыми документами между двумя компаниями, а ЭПД регулирует процесс перевозки грузов под контролем государства. Это разные сервисы.

Использование ЭПД не дублирует и не заменяет работу через системы ЭДО: если подписание ЭТрН фиксирует факт доставки груза, то УПД — факт перемещения товарно-материальных ценностей.

Многие операторы предлагают оба сервиса в рамках одной экосистемы. Если ваша компания уже использует ЭДО, уточните у своего оператора возможность работы с ЭПД.
Полный реестр операторов ИС ЭПД.

Какие документы становятся электронными

— Заказ-заявка (ЭЗЗ)
— Транспортная накладная (ЭТрН)
— Поручение экспедитору (ЭПЭ)
— Экспедиторская расписка (ЭЭР)
— Складская расписка (ЭСР)
— Грузовая накладная при авиаперевозках
— Железнодорожная накладная

Как подключить ЭДО в логистике: порядок действий

Определите, касается ли переход вашей схемы доставки.
Выберите оператора ГИС ЭПД и вариант работы с ним.
Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП).
При необходимости оформите машиночитаемые доверенности (МЧД).
Назначьте сотрудников, которые будут работать с ЭПД.
Протестируйте процедуры обмена документами.

ЭПД в логистических процессах «Проекта 111»

Изучать внедрение ЭДО в перевозках удобнее всего на примерах. Рассмотрим распространенные схемы доставки в рамках ежедневной совместной работы с нашими партнерами.

1. Многие компании забирают заказы и образцы из наших ПВЗ или со складов в Москве, Петербурге или Новосибирске. Некоторые также самостоятельно вывозят их с терминалов транспортных компаний. Кроме того, во всех этих точках можно произвести возврат образцов или вернуть товары по оформленной претензии.

Самовывоз или возврат: ПВЗ, ПСК, РЦ, терминалы ТК

Собственным транспортом или курьером агентства
ЭПД не требуется
Привлеченной курьерской или почтовой службой
По договору на курьерские или почтовые услуги ЭПД не требуется
Привлеченной компанией-экспедитором
ЭПД требуется
Привлеченной компанией-перевозчиком
ЭПД требуется

2. Еще одна распространенная ситуация — адресная доставка заказа нашим партнерам в Москве и Петербурге. Доставка может быть бесплатной при выполнении определенных условий или платной. Эти услуги оказывают нам разные типы компаний, поэтому документальное оформление различается.

Получение заказа на адрес в Москве и Санкт-Петербурге

Платная и бесплатная доставка курьерской службой
ЭПД не требуется
Бесплатная доставка, доставка объемного заказа уполномоченной «Проектом 111» компанией-перевозчиком
При получении груза требуется подписать ЭТрН в личном кабинете оператора

3. Адресную доставку мы предлагаем также компаниям в регионах РФ. И здесь имеется несколько вариантов доставки, и документальное оформление зависит от применяемого варианта.

Доставка на адрес в других городах России

Привлеченной курьерской или почтовой службой
По договору на курьерские или почтовые услуги ЭПД не требуется
Уполномоченной «Проектом 111» компанией-экспедитором
В зависимости от схемы работы компании-экспедитора*
Уполномоченной «Проектом 111» компанией-перевозчиком
При получении груза требуется подписать ЭТрН в личном кабинете оператора

* Если доставка производится на адрес силами стороннего перевозчика компании-экспедитора, потребуется подписать ЭТрН. А если доставка производится собственным транспортом компании-экспедитора, подписание ЭТрН не понадобится.

4. В своей работе рекламное агентство сталкивается с различными компаниями-поставщиками, а также само осуществляет доставку заказов своим клиентам. Постарались здесь кратко перечислить весь диапазон вариантов взаимодействия с вашими контрагентами.

Получение грузов от контрагентов и других поставщиков
Доставка грузов корпоративному заказчику продукции

Собственным транспортом или курьером агентства, его контрагента или заказчика
ЭПД не требуется
Привлеченной курьерской или почтовой службой
По договору на курьерские или почтовые услуги ЭПД не требуется
Привлеченной компанией-экспедитором
В зависимости от роли в работе с экспедитором и схемы работы компании-экспедитора*
Привлеченной компанией-перевозчиком
ЭПД требуется

* Если ваша компания является отправителем груза, оформление ЭПД потребуется. Если же она является получателем, возможны несколько вариантов.
А) Получение на складах и терминалах собственным транспортом или через курьерскую/почтовую службу — ЭПД не нужны.
Б) Груз забирает или отвозит к вам перевозчик или экспедитор — ЭПД потребуются.
В) Доставка производится на адрес силами стороннего перевозчика — потребуется подписать ЭТрН.

Основные термины и определения

Грузоотправитель

Юридическое или физическое лицо, которое заключает договор с перевозчиком и оплачивает его услуги.

Перевозчик

Организация, которая выполняет перевозку груза собственным транспортом из точки отправления в точку назначения.

Экспедитор

Организация, которая организует перевозку груза. Для выполнения перевозки может привлекать одного или нескольких перевозчиков.

Курьерская служба

Доставляет грузы от «двери до двери». Если договор заключен на курьерские услуги, получение заказов не требует от получателя работы с электронными перевозочными документами.

Оператор
почтовой службы

Доставляет посылки в соответствии с законодательством о почтовой связи. При наличии договора на услуги почтовой связи работа с электронными документами также не требуется.

ГИС ЭПД

Государственная информационная система электронных перевозочных документов. Обеспечивает их обмен, хранение и обработку. Напрямую подключиться к системе нельзя — обмен идет через аккредитованных операторов.

Оператор ЭПД

Аккредитованный Минтрансом сервис для создания, подписания и обмена электронными документами. Доступен роуминг между разными операторами, веб-интерфейс, интеграция с 1С и API.

Вопросы и ответы

Закон в полном объеме действует с 1 сентября? Отсрочка не предусмотрена?

Требование оформлять электронные перевозочные документы вступает в силу строго 1 сентября 2026 года.

По поручению Президента РФ ведомства предусмотрели период, в течение которого штрафные санкции за отсутствие документов в электронной форме применяться не будут. До 1 марта 2027 года МВД и Ространснадзор вместо назначения штрафов во время дорожного контроля будут ограничиваться устными замечаниями.

Однако это не снимает с бизнеса других обязательств — например, перед ФНС. Если компания представит в налоговые органы бумажные, а не электронные документы, их могут не признать надлежащим подтверждением расходов.

А бумажные документы использовать точно нельзя?

В исключительных ситуациях транспортные документы разрешено оформлять на бумажных носителях — например, при отсутствии технической возможности создать электронные варианты вследствие хакерской атаки, зафиксированной государственной системой обнаружения.

Все случаи, при которых допускается использование бумажных транспортных документов, перечислены в приказе Министерства транспорта РФ.

Как оформляются документы, если возврат по заказу забирает компания, уполномоченная «Проектом 111»?

Если возврат товаров осуществляется привлеченным нами перевозчиком или экспедитором в рамках согласованной схемы обслуживания, дополнительных действий с вашей стороны не потребуется.

Как оформляются документы, если доставку возврата в «Проект 111» организует ваша компания?

Если вы самостоятельно привлекаете перевозчика или экспедитора для отправки возврата, оформление электронных транспортных документов является обязательным. При отправке возврата собственным транспортом, силами курьерских или почтовых служб оформление электронных транспортных документов не требуется.

Нужны ли ЭПД, если компания зарегистрирована за пределами РФ?

Если юридическое лицо является иностранным, порядок оформления перевозочных документов может отличаться от установленного для российских компаний.

Если вы самостоятельно организуете перевозку через транспортно-экспедиционную компанию, рекомендуем заранее уточнить у экспедитора порядок оформления документов для конкретной схемы доставки.

Что делать, если груз поврежден или обнаружена недостача?

Переход на электронные перевозочные документы не отменяет процедуры оформления актов о повреждении, порче или недостаче груза. Акт можно оформить на бумаге в соответствии с установленным порядком. Не подтверждайте получение груза без замечаний.

Сообщите представителю транспортной компании о проблемах с грузом и зафиксируйте выявленные неполадки. Составьте акт, сделайте фотографии груза и упаковки. Информацию о выявленном повреждении (недостаче) и о составленном акте можно отразить прямо в электронной транспортной накладной.

Таким образом, получение груза нужно подтвердить и ЭТрН подписать, но добавить свои замечания.

Если приемка груза требует немедленного подтверждения электронной подписью, принимать его можно только у компьютера?

Электронные транспортные документы действительно нужно подписывать в момент получения груза. Это подтверждает факт приемки товара и переход ответственности, а также позволяет зафиксировать любые расхождения по количеству или качеству прямо в системе через оператора ЭДО.

Усиленная квалифицированная (КЭП) или неквалифицированная электронная подпись (например, через Госключ) должна быть поставлена сразу после фактического осмотра, выгрузки и сверки доставленного груза.

При этом находиться в офисе у компьютера необязательно, так как электронные транспортные накладные адаптированы для работы непосредственно в местах выгрузки — на складах или у дверей получателя.

Для подписания документов в момент приемки груза можно воспользоваться одним из трех возможных вариантов.

Через мобильное приложение оператора ИС ЭПД. Приемщик на месте выгрузки открывает приложение на смартфоне или планшете, проверяет груз и подписывает документ. В этом случае используется мобильная электронная подпись (например, НЭП в приложении «Госключ» или КЭП, хранящаяся в облаке оператора ЭДО).
Двухэтапная приемка. Сотрудник принимает груз физически и делает отметку в терминале сбора данных (ТСД) или в простом мобильном приложении без электронной подписи (по внутреннему ID или коду). Данные мгновенно уходят в систему, а бухгалтер или менеджер в офисе, сидя за компьютером с КЭП, видит, что приемка прошла успешно, и подписывает официальный титул ЭТрН.
Терминалы сбора данных (ТСД) или планшеты на складе: Если склад оборудован стационарными терминалами или компьютерами, сотрудник может подойти к ним сразу после разгрузки машины, чтобы подписать документы.

Нормативные документы

Перечислим основные федеральные законы и постановления Правительства РФ.

— Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» N 87-ФЗ от 30.06.2003 и постановление Правительства о внесении изменений N 140-ФЗ от 07.06.2025

— Федеральный закон «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» N 259-ФЗ от 08.11.2007

— Постановление Правительства «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» N 2200 от 21.12.2020 и постановление Правительства о внесении изменений N 2116 от 30.11.2021

— Приказ ФНС «Об утверждении форматов электронной транспортной накладной, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда» N ЕД-7-26/1065@ от 09.12.2021

— Постановление Правительства «О Правилах дорожного движения» N 1090 от 23.10.1993